商談管理表を使った営業会議の進め方
営業会議の効果的・効率的な進め方！チームの生産性が上がる進行方法
チーム内で情報共有を行う上で会議は欠かせないものだが、会議の進め方に悩んでいるチームリーダーは多いのではないだろうか。今回は、営業チーム会議を効果的に進行するコツついてお伝えしよう。
効果的・効率的な営業会議って？
結論から言ってしまうと、効果的な会議は、
- 活性化していて、
- 創造的で、
- 生産性
の高い会議だ。
一方で、効果的でない会議では以下のようなことが起こりがちだ。
- 参加者が事前に記入する資料の記入期限や記入ルールに従わない
- 会議の場で、記入した内容を発表するだけで終わってしまう
- 上司（ファシリテーター）とメンバー（発表者）の1対1のやりとりが順番に続き、時間切れになってしまう
では、このような会議を効果的な営業チーム会議にするためには、どうすればよいだろうか。
効果的・効率的な会議を進めるための3つのポイント
営業会議を効果的かつ効率的なものにするためには、会議に出ると
- この方が、早く済む！
- ひとりで悩むよりも、問題が解決できる、もしくは、そのヒントがもらえる！
- みんなから認められて、やる気がでる！
というメリットを、営業メンバーが感じるように工夫すればいい。そのための3つのポイントを以下に解説する。
記入資料や会議の意義や目的を説明しよう！
営業会議では、商況の報告のために前回の記事で紹介した「商談管理表（以下図を参照）」のような資料に事前に記入することが多いと思うが、それがおろそかになっているケースが多い。
このようになる時は、そもそもの会議の目的や意図、そしてそのための資料の意義がメンバーに伝わらず、記入すること自体が目的化し、やらされ感になっている証拠だ。
そんな時は、その資料や会議自体の主旨を改めてメンバーに説明し、意味づけることが重要だ。
こうした共通フォーマットである「商談管理表」を使う目的は、2つある。まず、同じフォーマットに記入することで視点がそろい、共通言語が生まれ、例えば「ステップ3」と言えば何を指しているか、みんながすぐ理解できるようになる。つまり、コミュニケーションが効率化されるのだ。
また、「商談管理表」に記入させることで、売れている人のノウハウを見える化した「勝ちパターン」の実践を促すことに繋がる。
なんのために資料の記入が必要か、またそれが会議でどのように活用されるかが理解できていれば、記入をおろそかにすることはなくなるだろう。
会議の議題や内容を事前に伝えておくことも効果的だ。
営業メンバーに問いかけ、発言を促すべし！
会議が、上司とメンバー1対1のやりとりになってしまうと、時間と場所と記入フォーマットをそろえて集まっている意味がない。個別に上司をつかまえて口頭で相談する方が手っ取り早いからだ。 このような状況が続くと、会議は形骸化してしまう。
そこで、営業チームリーダーのみなさんには、会議を進行する際に、すぐにコメントをすることをグッとこらえて、他のメンバーに振ってみることをお勧めしたい。
先程挙げた「商談管理表」を見ながら会議を進めてみよう。
例えば、何人かの営業メンバーが、ステップ3「症例データの入手」に向けての活動内容が分からず、空欄になっていたとしよう。
経験豊富な営業リーダーなら、すぐにアドバイスコメントが思い浮かぶはずだ。
ただ、ここで他のメンバーに発言を促してみてほしい。
この商談管理表の状態であれば、ステップ3の活動内容を記入しているメンバーを指名すればいい。1人だけではなく、できるだけ参加者全員に問いかけ発言を促していくことがポイントだ。
ヒントや評価がもらえる場にしよう！
会議の目的が状況報告になってしまっているという状況も多いだろう。
そんな時、2つ目のポイントで示した通り、発言を促すことを徹底すれば、多くの発言が飛び交い会議は活性化する。そして、その中から参考になるヒントや知恵が生まれ、創造的な場になる。ヒントを与えた人は、凄いね！いいね！と承認され、モチベーションが上がる。次は、自分もヒントを与えたい！と、他のメンバーもたくさん発言するようになる。逆に、分からないことがあれば、この会議で聞けば、早い！と思うようになる。
このサイクルをうまく回すことで、会議への参加モチベーションも高まっていくのだ。
営業リーダーは、
- メンバーに問いかけて、考えさせる。
- 他のメンバーの案件も、自分事として考えさせる。
- 会議は、ヒント・アイデアをもらい・与える場にする。
これが、ポイントだ。
会議をこのような活性化した場にすることで、チーム内での「勝ちパターン」も自ずと意識づけられていくだろう。
イラスト：室木おすし
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この記事の情報は公開時点のものです。
チームづくりの教科書の記事
この連載の著者
亀田コーチ（亀田 啓一郎）
