営業会議の生産性をあげるには？3つの役割とムダを減らす５つのポイント

営業会議の役割とは？会議が実施されるべき議題例

まず最初に、営業会議の4つの役割について解説します。これはそのまま、会議を実施すべき議題の例としても置き換える事ができます。

事例や活動内容の共有・周知

プロジェクトの進捗やレビュー、成功例や失敗例など必要な情報や営業活動に役立つをメンバー同士で共有する際には「共有周知のための会議」を開催します。
このとき、注意したいのは単なる数字の共有会にならないようにすることです。数字の共有だけであれば、SFAやエクセルの確認だけで十分です。数字を元に、次にどのような行動を取るべきかの議論の場にしましょう。
解散時には、参加したメンバー全員が次に取るべきアクションを理解できたかどうかを確認しましょう。会議の中で質疑応答の時間を設けて、各メンバーの日頃の疑問を解消することもこの会議の役割です。

目標策定や顧客の見定め、アプローチ方法など、営業戦術の決定

営業目標の策定や顧客の見定め、どういったアプローチをとるべきか等、日々の営業活動の中では「決定すべき」ことが山積みです。
ただし、闇雲に会議を開催していては「虻蜂取らず」になりかねません。
予めその会議で決定すべきテーマをしっかりと設定した上で、会議に臨むことで会議の密度は濃くなります。
会議後は、決定事項の実行状況のチェックとレビューを行うことで、メンバーのモチベーションアップにもつながります。

コンセンサスを取る

複数の人あるいは全員が合意している状態を「コンセンサス」と呼びます。コンセンサスを取るための会議では、トピックに対して上がっている複数の意見について議論を通して、全体でひとつの意見にまとめます。

アイデアを出し合う

新しい商品やサービスの企画や売り出し方、仕組みやシステムの一刷など、アイデアを集める際にも会議を実施します。自分では思いつかないような他人のアイデアを取り入れることで、課題解決やボトルネック解消に役立つこともあるため、自由にアイデアを出せる場であることが求められます。この会議では、他人の意見や考えを否定・反論しないこと、そして出た意見やアイデアを無理にまとめて結論付けないことが重要です。

生産性の高い会議とは

「投入した時間と参加人数に対して、生産された価値が高い」時、その会議の生産性は高いと言えます。会議にかけた時間（人件費）が、営業の売り上げを上回ってしまうようでは本末転倒です。 会議の目的は会議自体にあるのではなく、営業の成果を向上させるためにあることを意識し、生産性の高い会議を開催するための仕組みづくりを考えていくことが大切になります。

営業会議の生産性をあげるためのポイント

前章を受け、ここでは営業会議における生産性を上げるためのポイントを紹介します。

「とりあえず会議」をやめる

明確な議題や目的を決めない「とりあえず会議」は、無駄に終わる可能性が高いでしょう。必要性の低い営業会議は、時間の浪費となり、他の業務を圧迫する原因になります。
事前に必要な会議かどうかを検討し、実施する場合は目的とゴールを明確にしておくことで、メンバーが共通認識を持って会議に参加でき、時間を有意義に使用できるでしょう。

参加者の選択を誤らない

参加者の選択も、会議の生産性を高めるための重要なポイントです。
誰が参加するか、何人参加するか、によって会議の活性度は大きく変化します。
参加者の取捨選択を誤り、誰でも構わず参加させると、主要メンバーだけが話をする「一方通行」の会議になりがちだったり、会議に参加していても議題の内容がわからない「蚊帳の外」の人が出がちです。こうした無作為な会議の開催は、貴重な人材リソースの無駄遣いにつながります。
会議の開催前に予め「テーマ」を決め、そのテーマを話し合う上で本当に必要な関係者を絞り込むことが大切です。

事前にグランドルールを設定する

グランドルールを事前に設定しておくことも重要です。グランドルールとは、会議やワークショップをスムーズに進行する目的で、参加者全員が守る前提や規則を指し、「違いや失敗を受け入れる」「否定する際は代替案もセットで提示する」といった参加者のあり方に関するものと、「携帯はマナーモードにする」「時間厳守で集まる」など具体的な言動に関するものの2つがありますが、まとめて提示しても問題ありません。
グランドルールは事前に提示されるか、会議の最初に参加者で決定します。

会議のアジェンダを事前に通知する

会議前にアジェンダを共有しておくことは、スムーズな会議の進行に役立ちます。
アジェンダとは、会議の目的やテーマ、議論予定の内容などをまとめたものを指し多くの場合は会議の主催者や担当者が作成します。
何のための会議で、どんなことが話し合われるのかが事前にシェアされていると、参加者が具体的な発表や確認事項を持って参加できます。また、「会議のための会議」と化して何の進展もなく時間が過ぎる状況も防げます。

無駄に長引かせない

会議を無駄に長引かせないよう、時間厳守を徹底しましょう。予定していたトピックの議論や共有が終わらなくても、当初の終了予定時間を守り、時間が来たら一旦終了します。会議が長引くことで、本分である営業業務へ影響が出る可能性もあります。
だらだらと長引いても生産性は上がりにくいため、終了時刻で一旦区切りをつけましょう。時間内にまとまらなかった事項については、個人が課題を持ち帰って整理し、改めて再度会議を開催します。

「生産性の高い会議」は強い営業組織への第一歩。強い営業組織を作るマネジメントを学ぶ営業サプリ

多くの企業の営業チームが営業会議を定期的に設けていますが、会議が単なる時間の浪費にならないよう生産性の高い会議を実施する必要があります。グランドルールやアジェンダの共有、終了時間の厳守などのポイントを押さえて会議を実施することが、会議後の営業メンバーの課題改善や行動促進につながります。
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