1on1とは?従来の面談との違いや効果的に行うポイントとアジェンダ例

1on1とは、部下の成長促進やモチベーション向上を目的として行われる上司と部下の1対1の対話のことです。この記事では、1on1の概要や従来の面談との違い、1on1を導入することで得られる効果などについて解説します。
人材の流動が活発的な昨今において、1on1を通して部下への理解を深めることは非常に重要です。1on1実施の具体的な流れについても取り上げているため、ぜひ参考にしてください。

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1on1とは?従来の面談との違いや効果的に行うポイントとアジェンダ例

1on1とは?

ビジネスにおける1on1とは、上司と部下が1対1で対話をすることです。1on1の目的は部下の成長を促進することであり、一般的には週に1回や1ヶ月に1回など一定のサイクルで行われます。

これまでの面談との違い

1on1と従来の面談を同じものとして考えている人もいるかもしれませんが、両者は異なるものです。

1on1の場合、成長を促進することが目的ですが、面談は主に部下の管理や評価を目的としています。目的が異なるため、話す内容も異なります。1on1では、仕事に関する話はもちろん、仕事以外のプライベートなどについて話をすることも珍しくありません。一方の面談は、あくまでも評価や管理を目的として行うため、仕事の話が中心です。
そのほかにも、1on1は比較的短いサイクルで定期的に行われるのに対して、面談は四半期に1回や1年に1回と実施回数にも違いがあります。

1on1が流行している背景

1on1は以前より海外では行われていましたが、日本ではヤフーなどが取り組んでいることから徐々に注目を集めるようになりました。
有名な企業が取り組んでいることに加え、現在が「VUCA」の時代であることも1on1流行の背景として考えられます。VUCAとは、「Volatility(変動性)」「Uncertainty(不確実性)」「Complexity(複雑性)」「Ambiguity(曖昧性)」の4つの言葉の頭文字をとったもので、現代の混沌とした社会の様子を表しています。
変化が激しく、複雑で曖昧な現代において、これまでの経験や物差しだけでは通用しない場面が多くなっています。正解がいくつもある、そもそも正解がないといったケースもあるため、上司から部下への一方的なコミュニケーションでは、状況を打開できないことも珍しくありません。そのようなときに組織として必要となるのが、1on1のような双方向のコミュニケーションです。

現在の日本は労働人口が減少しており、人材の流動も活発なものとなっているため、企業は優秀な人材の離職防止に努めなければなりません。コミュニケーションを通して部下のことを理解することができれば、部下の理想とする仕事や働き方、キャリアの形成に向けて会社がサポートすることができ、離職防止につながります。そういった点からも1on1が注目を集めていると考えられます。

1on1の効果

1on1を導入することで、企業はさまざまな効果を得ることができます。ここでは具体的な効果を3つ紹介します。

部下の成長促進

1on1は、部下の成長を促進してくれます。例えば1on1を行うことで、これまでの振り返りをする機会が増えるため、部下が自分自身の成功・失敗の要因を考えるようになります。このような振り返りは、自分は何が得意で、何が苦手なのか適性や課題を明らかにしてくれるものであり、次の1on1までに改善するようにすることで、経験学習のサイクルが身につきます。経験学習のサイクルに継続して取り組んでいくことは、少しずつ部下の成長につながるはずです。

部下・上司間の相互理解・信頼関係の構築

1on1は、部下と上司の信頼関係の構築にも役立つものです。1on1は、部下を評価・管理する場ではなく、相互にコミュニケーションをとることで信頼関係を築き、部下の成長へとつなげていく場です。情報共有や指導ではなく対話を行うため、上司は部下に対して親身なって話し合うことができ、部下からの信頼も得やすくなっています。
また、部下との対話を通して上司は現場で何が起こっているのか、何が課題なのかといったことも知ることができるため、現場への理解を深めることもできるでしょう。現場への理解が深まれば、実態に即した対応ができるようになり、部下にとってより働きやすい環境構築も可能となります。

部下のモチベーション向上

上司がちゃんと話を聞いてくれるという安心感は、部下のモチベーションを高めてくれます。また、1on1で出てきた課題を上司が改善しようとしてくれた、改善するために上層部に取り合ってくれた、といった動きが見られれば、上司に対する信頼が高まり、仕事に対するモチベーションも高くなるでしょう。信頼できる上司がいて、モチベーション高く仕事に取り組める状態は部下にとって理想的な環境であり、結果的に離職防止につながります。

1on1の進め方

ここでは、1on1の具体的な進め方を解説します。ただ部下と対話をするのではなく、準備をして正しい目的を持って行うことが大切であるため、初めて1on1を行う上司の方はぜひ参考にしてください。

1:目的を決め、共有する

1on1の実施にあたっては、部下に積極的に参加してもらうためにも、1on1の効果を高めるためにも目的を明確にし、共有しておくことが大切です。なんとなく会議室に集まって、なんとなく上司と部下で会話をするだけでは、部下は何を話せばいいのか、評価に影響するのではないかなど様々な不安を抱いてしまいます。
このような事態を避けるためにも、「部下の成長を促す」「相互理解を目指す」など1on1の目的を設定し、実施する前に部下に共有するようにしましょう。

2:会議を設定する

1on1は比較的短いサイクルの中で定期的に行うものであるため、事前にどのタイミングで行うのか一定のスケジュールを決めておきましょう。スケジュールをその都度設定するようにすると、業務の都合によりなかなか日程が決まらない恐れもあります。定期的な予定として設定しておくことで、部下も上司も参加しやすくなるでしょう。
また、1on1を行う場所も大切です。2人がゆっくりと落ち着いて話せることがポイントとなるため、会議室はもちろん、カフェなどもおすすめです。散歩をしながら会話するといった形でも構いません。場所に関しては、部下のタイプやその日の様子などを踏まえて柔軟に設定してください。

3:1on1のシナリオを考える

1on1実施にあたっては、計画的に情報を聞き出すために、事前に聞きたいことを整理しておくことをおすすめします。ここでは、具体的なシナリオの例を紹介します。

アジェンダ例:業務上の課題や困りごとの解消

1on1は部下が抱える課題や悩みを把握し、解消する絶好の機会です。例えば、仕事に対する要望や疑問はないのか、困っていることはないのかといったことを質問してみるといいでしょう。
単刀直入に質問しても部下が答えられない可能性もあるため、「この前の営業どうだった?難しかった?」など、上司から部下が回答しやすい質問を投げかけることが大切です。

アジェンダ例:スキルアップやキャリア開発

1on1は、部下のスキルアップやキャリア開発に関する考えを把握する機会にもなります。対話を通して部下がどのようなキャリアを実現したいのか、どんなスキルを身につけたいのか、そのためにどんなことに取り組んでいるのかといったことがわかれば、サポートしやすくなります。
また、具体的なキャリアのイメージがない場合は、部下に考えるきっかけを提供するようにしましょう。

アジェンダ例:コミュニケーション量の増加

普段なかなか部下とコミュニケーションが取れていない場合、1on1を通してコミュニケーション量を増やすこともできます。対話を通して相互理解が深まれば、信頼関係の構築にもつながるでしょう。
相互理解を深めるためには、仕事に関する話題はもちろん、プライベートや価値観などに関する話をすることが効果的です。例えば週末は何をしたのか、好きなことや趣味はなんなのか、何をしている時が楽しいのかなど、部下の人となりがわかるような対話をするといいでしょう。
なお、上司から部下に一方的に質問していると、部下は答えにくさを感じるため、上司自身の話題についても触れることがポイントです。

4:実施と記録

シナリオが決まったら、実際に1on1を実施します。実施後はどのような会話をしたのか内容を記録しましょう。前回話した内容を忘れるようなことがあると、信頼関係構築が難しくなります。
なお、1on1の記録は認識に齟齬が生まれないようにするためにも、お互いが見られる状態にしておくことが大切です。ノートに記録するなど、アナログな方法もありますが、共有のしやすさ、確認のしやすさを考慮するとクラウドツールの利用がおすすめです。

5:次回ミーティングのスケジューリング

1on1は継続的に開催することが重要であるため、終了時には次回の日程を確認しておくようにしましょう。毎回同じタイミングで実施することが理想的ですが、仕事の都合でどうしてもスケジュールが合わないときは、早めに日時を調整してください。

1on1のポイント

1on1は、上司の部下への関わり方が成否を左右するといっても過言ではありません。そこでここでは、1on1を実施する際に上司が押さえておきたいポイントについて解説します。

傾聴の姿勢

1on1は、部下の成長促進につなげるための場であるため、上司は部下の話に耳を傾けることが重要です。部下の話を聞いたうえで、それに対するフィードバックやリアクションを起こすことで、成長促進やモチベーション向上につながります。相手が話している途中で話を遮って話し始めるといったことはしないようにしましょう。
部下の普段の仕事ぶりや仕事のミスなど、気になる部分があったとしても、1on1はそれらについて話す場ではないということを理解しておきましょう。部下が萎縮することのないよう、話しやすい雰囲気作りに努めてください。

意見を押し付けず、背中を押すコミュニケーションを

部下の話に対して、上司がどのような反応するかは非常に重要なポイントです。ダメ出しや批評、持論の押し付けなどは、部下を萎縮させてしまうためしないようにしましょう。また、適当な返事をしてざっくりとした対応をしてしまうと、部下は「ちゃんと聞いてないな」と感じてしまうため信頼関係の構築に影響が出てしまいます。
1on1に臨むにあたっては、自分の振る舞いが部下にどのように見えているのかしっかりと考えることが大切です。

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1on1の効果やポイントについて解説してきましたが、このような点はこのテキストを読むだけではなかなか実践できるものではありません。繰り返し実践し、フィードバックを受けて改善をしていくことで初めてご自身のスキルとなります。
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文:柴田 和也

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