職場コミュニケーションを活性化させるため取り組みは?事例付きで解説

職場コミュニケーションの増加は、社員の満足度向上や業務効率化などにつながります。一方で、企業によっては、最低限のコミュニケーションしかとらないため、お互いのことをよく理解していないケースも少なくありません。そこで、この記事では職場コミュニケーションを活性化させるための具体的な取り組みや事例を紹介します。また、そもそもなぜコミュニケーションが不足しているのか、その原因についても取り上げているため、ぜひ参考にしてください。

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職場コミュニケーションを活性化させるため取り組みは?事例付きで解説

職場コミュニケーションを活性化するメリット

職場でコミュニケーションを活性化することができれば、企業はさまざまなメリットを享受することができます。ここでは、具体的にどういったメリットがあるのか解説します。「なんとなくいいことはわかるけど、具体的なメリットがいまいちわからない」といった人はぜひチェックしてみてください。

社員の満足度向上

会社と社員が双方向でコミュニケーションをとり、お互いを理解することができれば社員の満足度向上につながります。社員の中には、会社の考えがわからない、将来性が感じられないといった理由から会社を辞める人も少なくありません。社員がこのような考えを持ってしまう背景には、会社と社員が双方のことを理解できていないことが考えられます。
このような状況に対して、会社と社員がお互いにどのような考えを持っていて、どうして欲しいのか、どうなりたいのかといったことをやり取りすることができれば、社員にとっても納得のいく環境となり満足度向上につながるでしょう。

従業員のエンゲージメントの向上

職場での活発なコミュニケーションは、社員のエンゲージメント向上にも欠かせません。エンゲージメントとは、社員が自社に対して抱く愛着や思い入れなどを表すものです。愛着を持つことで、会社の目標達成に向けて自発的かつ積極的に会社に貢献しようとするでしょう。エンゲージメントの向上は、会社の業績にも影響するものであるため、無視することはできません。

業務効率の向上

コミュニケーションの活性化は、業務効率の向上にも貢献します。例えば、お互いにどのような仕事をしているのか、どのくらいの業務を抱えているのか、密にコミュニケーションが取れていれば、サポートを得やすくなるでしょう。また、気軽にコミュニケーションが取れる環境であれば、比較的手が空いている人に気軽に仕事を振ることもできます。

職場コミュニケーションがうまくいかない原因

さまざまなメリットが得られるにも関わらず、なぜ職場でのコミュニケーションがうまくいかないのでしょうか。ここでは、具体的な原因について解説します。特別なことではなく、どの会社でも起こり得ることが原因となっているため、チェックしてみてください。

背景の共有不足

コミュニケーションがうまく取れなくなる原因の1つが、背景の共有不足です。例えば、経営方針やビジョンが共有されていない、業務を行うにあたって前提となる知識が共有されていないといったケースが考えられます。
経営方針やビジョンが共有されていなければ、現場は会社の方針からずれた取り組みを行う可能性があります。仕事に必要な知識が共有されていないと、ミスやトラブルにつながる恐れがあるでしょう。
会社がどういった考えを持っているのか、仕事にはどのような知識が必要なのか、情報を把握しているだけでコミュニケーションは取りやすくなります。

コミュニケーションの機会が不足

業務上でしかコミュニケーションをとっていないなど、そもそものコミュニケーションの機会が少ないケースもあります。また、昨今ではコロナ禍の影響でリモートワークが増えていることもあり、コミュニケーション不足に拍車をかけています。
業務の合間に行うちょっとした雑談が、お互いの理解を深めるきっかけとなることもあります。業務に関係ない会話を気軽にできる雰囲気が社内にあれば、職場でのコミュニケーションも活性化されるでしょう。
現時点でそういった雰囲気がない場合は、まず日々の挨拶や情報共有などをしっかりと行うことからはじめてみてください。

お互いのことをよく知らない

同僚や上司のことをよく知らないと、コミュニケーションを取るハードルが高くなってしまいます。現在では、リモートワークやフレックスなど働き方が多様化しており、仕事中の接点が少ない、業務時間外に関わることが少ないといったケースが珍しくありません。
そのため、自部署の人の名前は知っているものの、何をしているのか、どのような考え方の人なのか、何が得意なのかなど、相手のことをよく知らない人も増えています。

職場コミュニケーションを活性化させるための取り組み

職場のコミュニケーションを活性化させる方法はさまざまです。ここでは具体的な取り組みを4つ紹介します。決して難しい取り組みではないため、活用してみてください。

1on1、定期報告会の実施

コミュニケーション自体が少ない場合は、1on1や定期報告会などコミュニケーションを取る機会を積極的に作ることが大切です。
1on1とは、上司と部下が1対1で行う面談のことで、仕事のことはもちろん、プライベートについても話すこともあるなど、相互理解を深めたいときに活用できます。1on1は、部下の成長を目的としているものであり、上司がダメ出しをする場ではありません。
また、定期報告会のように、一定のタイミングで部署やチームの進捗状況を報告する機会を設けることも大切です。同僚がどのような仕事をしているのか理解することは、コミュニケーション活性化に向けた1歩となります。

シャッフルランチ

シャッフルランチとは、異なる部署や年齢のメンバーでランチに行くことです。
会社で働いていると、同じ部署の人、同期、年齢が近い人など、いつも同じメンバーでランチに行きがちです。しかし、このメンバーをシャッフルすることで、普段関わりの少ない人との会話が増え、理解を深めることができます。シャッフルのやり方は自由で、好きな食べ物や好きなスポーツ、出身地などなんでも構いません。
ただし、1つのグループの人数が多くなりすぎるとコミュニケーションをあまり取れないため、小規模グループにする必要があります。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは、オンライン上の仮想オフィスのことで、社員一人ひとりがアバターによって表現される点が特徴です。 昨今ではリモートワークが増えていますが、非対面式の働き方だと、どうしても連絡事項の報告や共有といった最低限のコミュニケーションにとどまってしまいます。一方で、雑談やカジュアルな会話がきっかけとなって新たな発想が生まれたり、仕事の効率が高まったりすることは珍しくありません。
バーチャルオフィスは、このような気軽なコミュニケーションの創出に貢献するものです。例えば、ツールによっては、アバターをクリックすると音声通話ができるものもあります。オンライン会議ツールのようにわざわざURLを取得することなく通話できるため、オフィスにいるのと同じような感覚で気軽にコミュニケーションが取れるでしょう。

コミュニケーション研修の実施

職場コミュニケーション活性化の事例

職場でのコミュニケーションを活性化するために企業ではさまざまな取り組みが行われています。ここでは、具体的な事例を紹介します。

ヤフー株式会社 1on1ミーティング

ヤフー株式会社では、2012年から社内コミュニケーションの活性化および組織運営の向上を目的に1on1ミーティングを導入しています。頻度は週に1回で、1回あたり30分程度と短めです。
同社の1on1では、経験学習のスキームを導入する、社員の採用や情熱を解放するというベースに基づいて実施しています。
また、外部の専門家のサポートも受けながら、1on1のカリキュラムや上司のスキルをブラッシュアップさせている点も特徴です。上司のスキルが向上することで1on1の質も向上し、少しずつ会社の文化として定着していきました。

エン・ジャパン株式会社 バーチャルオフィス

エン・ジャパン株式会社では、テレワークの増加に伴うコミュニケーション不足や孤独感、上司のマネジメントの困難さといった課題を解消するためにバーチャルオフィスを導入しました。
バーチャルオフィスは、事業部の垣根を超えて社員がオフィス内を自由に往来できる点が特徴です。また、ラウンジや会議室、セミナールームといった共用スペースを設置し、社員動画気軽にコミュニケーションを取れるようにしています。

営業サプリ「部下育成スキルアップコース」

職場コミュニケーションの活性化にあたっては、先述した1on1や定期報告会といった、上司から部下への働き方も重要なポイントとなってきます。上司から部下への働きかけというと、なんとなくできていると思いがちですが、より効果を高めるポイントや意外な落とし穴が存在します。そういった点を学ぶには体系化された研修を受けることが効果的です。
営業サプリ「部下育成スキルアップコース」は、日常的な部下とのコミュニケーションのポイントを始め、育成計画の立て方や、それを踏まえた実践・フィードバックの方法まで、職場コミュニケーションを改善するポイントを学習できます。また、演習に対して部下育成経験に長けたコーチからのフィードバックを受けることもできます。

まとめ

社内でのコミュニケーションは、業務効率や社員満足度の向上にも影響する重要なものです。一方で、昨今では働き方の多様化やリモートワークの増加によって、社員同士のコミュニケーションが少なくなっているケースも見られます。コミュニケーションの活性化を図るためにも、そもそもなぜ自社のコミュニケーションが不足しているのか原因を把握したうえで、今回取り上げたような取り組みの実施を検討してください。
営業サプリ「部下育成スキルアップコースについては以下のフォームから資料をダウンロードしてご覧ください。

文:柴田 和也

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