自分の過去の提案パターンを活用する

営業の提案書を「最速」で作るには？秘策はテンプレ化にあり

顧客に対する提案企画の立案場面、あるいは見積作成場面で「売れる営業」と「売れない営業」との間には顕著な違いが出る。
最大のポイントは「所要時間」で、2～3倍以上の差が開くのも珍しくない。しかも、3倍の時間をかけたところで、その提案の方が受注率が高いという訳ではないので、生産性を著しく低下させてしまう。
提案企画の立案、見積作成に求められるのは、「受注すること」と「速いこと」の2点なので、今回はそのスピードアップの方法を取り上げたい。

仕事が速い人の共通点はテンプレ化

訪問、電話、メールを含め顧客接点を少しでも増やすには、デスクワークともいえる提案企画の立案や見積作成に費やす時間をできるだけ効率化させたい。
そこで、いわゆる仕事ができる人、仕事が速い人に共通する「やり方」を紹介すると、みな「たたき台」という概念を持っていて、提案書のひな型をテンプレート化（テンプレ化）しているのだ。会社によっては部門ごとに仕組み化していたり、システム化していたりもする。
要は案件ごとにゼロから作り始めているのではなく、過去の他社を含めた提案の中から近いモノをピックアップし、それを“たたき台”にして、その顧客ならではの事情やあなた自身が盛り込みたいアイデアを加えて、仕上げていくやり方だ。
極端な話、8割以上コピペでも構わない。1番重要なのは勝つ提案や見積だが、2番目はどれだけ速いかなので、最速、驚速で仕上げるにはどういうやり方があるかを考えてから、タスクに入って欲しい。

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「テンプレート✕パーツ✕キラーコンセプト」

そんなこと位わかっている、そんなこと既にやっているという読者もいるはずだし、それって単なる“焼き直し”じゃないのと抵抗感を持った読者もいるかもしれないので、ここはもう少々ブレイクダウンして；

「テンプレート✕パーツ✕キラーコンセプト」

という3概念からのアプローチを紹介したい。
このテンプレートが全体的なフレームワークで、そこに細かなパーツをはめていくのだが、これらをゼロからの発想ではなく、これまでの勝ちパターンを“たたき台”にして欲しいのだ。
つまり、過去に受注した案件の提案書自体を以後の案件にも“たたき台”として使用する。
なぜなら、勝つには勝つための理由がある訳で、その提案書には勝利のDNAが内在しているのだから、その要素を次に活かさない手はない。
新人なので、まだ勝ちパターンがありませんという読者は、OJT(On-the-Job Training)担当者や先輩社員の勝ちバターンを活用するようにしたい。

2つ目のパーツというのはテンプレートにはめ込むという発想だが、提案書であれば、ちょうど1つのパラグラフが1単位だと考えてもらうといい。
テンプレ同様過去の勝った提案書に盛り込んだパラグラフをパーツという発想で、いつでも使えるように分かりやすく保存しておくのだ。
お薦めなのはPC上に「ネタ帳」というファイルを作っておき、後でキーワード検索でききるようにして、「いつか使えそう」と思った基準でパーツをどんどん溜めていくという方法だ。
実は提案書を「書く」というより、「組み立てる」という発想の方がスピードアップが図れる。

ただし提案書にキラッと光るモノ、他社と比較して勝るモノがなければコンペでは勝てないので、最初から勝つためのキラーコンセプト、つまり全面に打ち出すアイデアやコンセプトを考えるのを忘れてはならない。
もちろん、それ自体に過去の勝ちパターンを流用しても構わないが、一旦、制限時間を決めて、他の切り口を考えてみる方がいい。
制限時間内に思い浮かなければ、ここは迷わず流用にする。

キラーコンセプトの詳細については、このカテゴリーで１連載丸々を割いて、解説するので今回はここまでにするが、働き方改革が進行する中、自身のデスクワークのやり方を一度見直してはどうだろうか。